Comment j’utilise Notion

Il y a quelques semaines, je décrivais les outils que j’utilise pour gérer mes différents types de données. J’ai eu beaucoup de questions autour de l’outil Notion, à la fois par des lecteurs qui le découvraient mais aussi d’autres qui avaient tenté de le mettre en place sans réussir à trouver la bonne formule. Il faut dire que Notion peut être un peu intimidant au premier abord. On se retrouve devant une page blanche avec beaucoup de possibilités, mais difficile de savoir par où commencer et comment s’organiser. Je vous propose de montrer mon utilisation, en espérant que cela clarifie certains concepts pour vous et vous inspire pour construire votre système. Avant cela, quelques mots pour décrire ce qu’est Notion.

Notion : c’est quoi ?

Classé dans la grande famille des outils de productivité, il est parfois décrit comme un outil d’entreprise, un gestionnaire de notes, un outil d’organisation, un outil collaboratif… En réalité, Notion est un peut tout cela à la fois car il vous permet d’en faire ce que vous avez décidé d’en faire. Pour être plus précis, je dirais qu’il s’agit d’un outil de wiki survitaminé. C’est une application web (même si des outils Mac, PC et mobiles existent, ils sont basés sur le moteur de la version web) qui permet de créer facilement des pages qui peuvent être organisées en faisant des liens entre elles. C’est le principe du wiki. La différence vient de la nature des données que vous allez pouvoir intégrer au sein d’une page. On y retrouve les plus classiques : texte riche, images, vidéos, liens externes qui peuvent apparaître sous forme de page embarquée, table des matières, formules mathématiques, audio, code, listes à cocher (todo list), etc.

Mais Notion ne s’arrête pas là, ce n’est pas un simple éditeur de notes. Dans vos pages, vous pouvez évidemment intégrer des liens vers d’autres pages, voire des pages entières mais vous pouvez aussi créer des pages d’un type particulier : les tables (database dans le jargon Notion). Si vous connaissez Airtable, c’est assez proche. Il s’agit de créer vos propres bases de données pour lesquelles vous pouvez créer autant de champ que vous voulez et de différents formats : texte, numérique, fichier lien, URL, date, lien vers d’autres pages. C’est toute la puissance de l’outil. Cela permet par exemple de créer une base de données de notes (chaque enregistrement de votre table étant elle-même une page).

Enfin pour terminer, il existe toute une série de contenus que vous pouvez intégrer dans vos pages : des pages web, des cartes Google Maps, des tweets, des fichiers, des fichiers Figma, Loom, Typeform et une panoplie d’autres outils plutôt destinés aux entreprises. Ajouter un élément est très simple : en tapant / un menu apparaît, il vous suffit de choisir dans la liste et c’est riche ! Et si vous manquez d’inspiration, vous pouvez utiliser les modèles proposés par Notion lorsque vous créez une page ou en copier un depuis les nombreux sites qui en proposent. J’espère que je ne vous ai pas perdus, le mieux est de voir par l’exemple. Passons à mon utilisation.

Mes données rassemblées

Il y a quelques mois, j’avais détaillé comment mes données étaient éparpillées dans une multitude d’outils. Au fil des tests d’applications, tombé sous le charme de la nouveauté je me suis retrouvé avec une panoplie d’outils pour gérer les mêmes types de données. Il fallait faire quelque chose. Je m’étais alors fixé quelques objectifs pour régler le problème :

  • Je ne dois plus avoir à me poser de questions sur l’App à consulter lorsque je veux enregistrer ou chercher des informations.
  • Je veux réussir à diminuer le nombre d’outils.
  • Si possible, les outils doivent pouvoir être disponibles en tant qu’application web ou version Windows pour utilisation au travail en plus des versions macOS et iOS.
  • Je ne m’interdis pas d’abandonner des Apps que j’utilise aujourd’hui.
  • Je dois quand même essayer de résister à la tentation de la nouveauté, l’App du moment qui aura disparu dans un an.

Le défi était de taille il m’a fallu plusieurs mois pour trouver la configuration idéale. Je l’utilise maintenant depuis assez longtemps pour considérer qu’elle me convient pour durer dans le temps et donc vous la partager.

Gérer les notes

C’est la catégorie qui a toujours été la source de mes égarements. Parce que les notes sont de natures différentes (tout peut être considéré comme une note), chaque type de note peut avoir son outil dédié. C’est la situation dans laquelle je me suis retrouvé à force d’essayer des apps et de les adopter pour gérer chacun une catégorie de mes notes. Trouver un outil universel a été compliqué car aux outils que je possédais déjà, j’en ai ajouté d’autres que je voulais tester. Je savais que je voulais abandonner Evernote qui avait perdu à mes yeux l’agilité de ses débuts. Le format propriétaire était aussi un inconvénient, en particulier parce qu’il ne gère pas le format Markdown qui est un gage de portabilité vers d’autres outils. Je me suis donc retourné vers Bear que j’ai utilisé pendant de nombreuses semaines après y avoir transféré l’essentiel des notes que j’avais dans Evernote (les autres sont passées à la poubelle). Bear est certainement le gestionnaire de notes le plus joli, un design et une ergonomie qui invitent à l’écriture. Mais il n’est réellement adapté qu’à la gestion de textes, pas assez costaud pour gérer des pièces attachées (des pdf de factures par exemple), des signets web ou des tableaux.

Atomic Habits, premières pages

J’entends parler de Atomic Habits depuis des mois, par petites touches dans les sites que je consulte, les podcasts que j’écoute, les réseaux sociaux. Je l’ai donc sorti de ma liste des livres à lire pour enfin m’y plonger. Je ne suis pas déçu par les premières pages et je retrouve les qualités que d’autres avaient perçues. C’est bien écrit, agréable à lire, beaucoup de concepts, bien illustrés et approfondis.

A tel point, que j’avais envie de vous partager les premières idées mises en avant par James Clear.

Comme vous l’aurez compris, le sujet est la mise en place de petites habitudes pour atteindre des objectifs. Et justement, la premier conseil du livre est d’oublier les objectifs. Comment ça ? On nous dit depuis toujours qu’il faut se fixer des objectifs, ambitieux si possible, sinon rien de possible.

Ce que dit James Clear, c’est que ce concentrer sur des objectifs c’est prendre le problème à l’envers. Ce qui est important à l’inverse est de mettre en place des systèmes, des tactiques pour avancer, sans se préoccuper des objectifs. Je trouve cette idée tellement simpliste et pourtant brillante, évidente. Il y ajoute quelques arguments qui font mouche.

Si vous oubliez complètement vos objectifs et vous concentrez uniquement sur votre approche, arriverez-vous à atteindre votre but ? Au lieu de penser au championnat que vous allez gagner et si, à la place vous vous concentriez sur votre entraînement ? Quelle est selon vous la meilleure tactique pour y arriver ?

Que dire de la différence entre gagnants et perdants ? Ne partagent-ils pas tous les mêmes objectifs à l’origine ? Les athlètes ne veulent-ils pas tous être champions olympiques ? Pourquoi les médaillés d’argent ont échoué ? Ils partageaient pourtant la même volonté d’atteindre leur objectif.

Atteindre un objectif est souvent une expérience frustrante et inutile. Que se passe-t-il après ? Une fois votre bureau rangé, votre objectif atteint, que devient votre espace de travail trois semaines plus tard si vous ne faîtes rien ?

Je termine avec l’argument le plus important à mon sens : les objectifs nuisent à votre bonheur. En se concentrant sur les objectifs, vous vous abstenez de vivre le chemin, de profiter des petits instants heureux pour ne vivre au final qu’un court moment de bonheur lorsque l’objectif est atteint. Vous remettez alors vos chances de bonheur à l’atteinte de votre prochain objectif.

The problem with a goals-first mentality is that you’re continually putting happiness off until the next milestone.

Je ne sais pas ce que donnera la suite de la lecture, mais j’avoue que je suis séduit par ces premières lignes. Bien souvent, ce type de livres parle d’évidences. C’est aussi le cas pour Atomic Habits, mais parfois on n’a besoin de se les rappeler, qu’on nous les remette en perspective.