Comment j’utilise Notion

Il y a quelques semaines, je décrivais les outils que j’utilise pour gérer mes différents types de données. J’ai eu beaucoup de questions autour de l’outil Notion, à la fois par des lecteurs qui le découvraient mais aussi d’autres qui avaient tenté de le mettre en place sans réussir à trouver la bonne formule. Il faut dire que Notion peut être un peu intimidant au premier abord. On se retrouve devant une page blanche avec beaucoup de possibilités, mais difficile de savoir par où commencer et comment s’organiser. Je vous propose de montrer mon utilisation, en espérant que cela clarifie certains concepts pour vous et vous inspire pour construire votre système. Avant cela, quelques mots pour décrire ce qu’est Notion.

Notion : c’est quoi ?

Classé dans la grande famille des outils de productivité, il est parfois décrit comme un outil d’entreprise, un gestionnaire de notes, un outil d’organisation, un outil collaboratif… En réalité, Notion est un peut tout cela à la fois car il vous permet d’en faire ce que vous avez décidé d’en faire. Pour être plus précis, je dirais qu’il s’agit d’un outil de wiki survitaminé. C’est une application web (même si des outils Mac, PC et mobiles existent, ils sont basés sur le moteur de la version web) qui permet de créer facilement des pages qui peuvent être organisées en faisant des liens entre elles. C’est le principe du wiki. La différence vient de la nature des données que vous allez pouvoir intégrer au sein d’une page. On y retrouve les plus classiques : texte riche, images, vidéos, liens externes qui peuvent apparaître sous forme de page embarquée, table des matières, formules mathématiques, audio, code, listes à cocher (todo list), etc.

Mais Notion ne s’arrête pas là, ce n’est pas un simple éditeur de notes. Dans vos pages, vous pouvez évidemment intégrer des liens vers d’autres pages, voire des pages entières mais vous pouvez aussi créer des pages d’un type particulier : les tables (database dans le jargon Notion). Si vous connaissez Airtable, c’est assez proche. Il s’agit de créer vos propres bases de données pour lesquelles vous pouvez créer autant de champ que vous voulez et de différents formats : texte, numérique, fichier lien, URL, date, lien vers d’autres pages. C’est toute la puissance de l’outil. Cela permet par exemple de créer une base de données de notes (chaque enregistrement de votre table étant elle-même une page).

Enfin pour terminer, il existe toute une série de contenus que vous pouvez intégrer dans vos pages : des pages web, des cartes Google Maps, des tweets, des fichiers, des fichiers Figma, Loom, Typeform et une panoplie d’autres outils plutôt destinés aux entreprises. Ajouter un élément est très simple : en tapant / un menu apparaît, il vous suffit de choisir dans la liste et c’est riche ! Et si vous manquez d’inspiration, vous pouvez utiliser les modèles proposés par Notion lorsque vous créez une page ou en copier un depuis les nombreux sites qui en proposent. J’espère que je ne vous ai pas perdus, le mieux est de voir par l’exemple. Passons à mon utilisation.

Podcast sur iPad de A à Z

Au fil du temps, l’iPad devient mon ordinateur principal, cependant il reste certaines tâches que j’ai toujours réalisées sur le Mac. Enregistrer, monter et publier un épisode de podcast fait partie de ces tâches. J’étais habitué à mon workflow et j’avais surtout l’impression que l’iPad n’était pas encore mûr pour cela. Il me semblait que j’allais devoir trouver des contournements et les difficultés que j’imaginais réprimaient mon envie même de tester. Avec iOS 13, Apple a apporté quelques fonctions intéressantes qui pouvaient changer la donne : la meilleure intégration des stockages externes, le support dans Safari des versions natives des sites web (et plus seulement de leur contrepartie limitée mobile), une gestion des fichiers plus intuitive.

Je me suis donc lancé le défi de réaliser un épisode de A à Z sans toucher au Mac. Difficulté supplémentaire, le dernier épisode (vous devez absolument l’écouter !) est enregistré en partie sur le terrain et complété par un enregistrement à la maison. Une dernière précision, l’iPad que j’ai utilisé pour les premières étapes de cet épisode est un iPad Pro 10.5’ qui dispose donc d’un connecteur lightning. C’est une précision importante, car passé depuis sur un iPad Pro 11’ équipé d’un connecteur USB-C, j’ai compris l’intérêt du connecteur USB-C dont il est équipé. Il pallie l’inconvénient de la puissance offerte par le connecteur lightning, souvent trop faible pour reconnaître les dispositifs USB sans alimentation.

Enregistrer sur le terrain

Pour mes enregistrements en balade photo, j’ai utilisé un petit enregistreur portatif Zoom H1. C’est le plus petit de la famille des Zoom, un modèle au prix raisonnable qui a depuis été remplacé par le H1n (le même, en mieux). Il permet de choisir la qualité d’enregistrement et le format des fichiers. J’ai opté pour stéréo 96KHz en .WAV

De retour à la maison, la première étape délicate m’attendait. Comment récupérer les fichiers du Zoom, fichiers qu’il enregistre sur une carte microSD ? Après quelques recherches et tentatives, le plus simple reste la connexion du Zoom avec l’adaptateur pour appareil photo USB pour iPad, ce modèle avec double port USB/lightning. Pour que l’iPad reconnaisse le Zoom il est impératif de connecter l’adaptateur sur une alimentation via sa prise lightning : le connecteur USB est sur le Zoom, le lightning mâle est sur l’iPad et le lightning femelle est connecté sur un chargeur. Miracle, le Zoom apparaît dans Fichiers et il est possible de glisser les fichiers vers un dossier (sur iCloud dans mon cas).

Enregistrer à la maison : le matériel

C’est normalement la configuration standard pour enregistrer mes podcasts : devant mon bureau. Là encore, la gageure était de réussir à connecter le matériel que j’utilise habituellement avec mon Mac, que cela fonctionne et le tout sans ajouter des contraintes ou des pirouettes pour y arriver. Pour enregistrer, j’utilise ce matériel (dont j’ai déjà parlé ici) :

  • Une interface audio USB est une Focusrite Scarlett 2i4 de la marque Focusrite.
  • Un micro Rode NT1-A connecté en XLR sur la Focusrite qui lui fournit l’alimentation fantôme 48V dont il a besoin.
  • Un casque Audio Technica ATH-M50x.
  • Un Hub USB-A.
  • Un pied micro, un filtre anti-pop et les bons câbles.

En situation, cela donne ça :

Comme vous le constatez, entre temps j’ai reçu mon nouvel iPad, un modèle 11’ 2020 qui dispose d’une entrée USB-C. La configuration que je montre ici est celle qui fonctionne avec un iPad avec entrée USB-A :

  • L’interface audio est branchée en USB-A sur le hub USB qui est un hub avec une alimentation (c’est important). L’iPad est lui-même connecté via un adaptateur au hub. Avec le nouvel iPad, j’aurais pu simplifier la connectique en branchant directement l’interface audio sur l’iPad (pas besoin d’un hub alimenté dans ce cas).
  • Le micro est connecté via sa prise XLR sur l’interface audio.
  • Le casque est également branché sur l’interface audio ce qui me permet de monitorer directement ce qui entre dans celle-ci.

Enregistrer et éditer : le logiciel

J’ai utilisé Ferrite Recording Studio pour l’enregistrement et le montage de l’épisode. Ce logiciel, assez déconcertant au premier abord avec son interface très éloignée des standards Apple, se révèle à la hauteur des mérites que j’avais lus à son sujet. Il faut dire qu’elle a été spécifiquement faite pour faire du montage de voix et qu’elle propose tout ce qu’il faut pour enregistrer, éditer et exporter. Elle est utilisée par de nombreux podcasteurs et journalistes. J’y ai retrouvé toutes les fonctions que j’utilisais dans Logic Pro, la lourdeur en moins. Il faut avouer qu’ils ne jouent pas dans le même registre, Logic Pro offrant bien plus de possibilités en particulier parce qu’il est destiné essentiellement aux musiciens. D’où une certaine lourdeur pour faire des montages simples comme un podcast.

La prise en main de Ferrite nécessite un peu d’apprentissages, car sous un aspect simple, les fonctions sont nombreuses et pas toujours servies par son ergonomie. Le guide utilisateur est très bien fait et on trouve sur YouTube de nombreux tutoriels. J’ai particulièrement appris avec la vidéo de Jason Snell, l’auteur du site Six colors : Editing Demo – Ferrite + iPad + Apple Pencil. Il s’attarde sur les possibilités d’utiliser l’Apple Pencil que Ferrite gère à merveille avec des réglages spécifiques permettant d’accélérer les opérations de montage. Si vous préférez tout faire au clavier, ou même à la souris ou au trackpad, c’est également possible, la réactivité des développeurs pour intégrer les nouvelles possibilités iOS est parmi les meilleures. J’ai pu importer mes fichiers audio depuis iCloud, ma musique d’intro et les ajouter au projet avec ma piste enregistrée à la maison. Une fois les gestes acquis, le montage est facile et même ludique. Et c’est plutôt cool de pouvoir le faire sur son canapé.

Finaliser l’épisode et le publier

Ferrite dispose logiquement de fonctions spécifiques au format Podcast. Outre le choix des formats d’exportation (j’ai choisi du MP3 stéréo 96KHz) vous pouvez inclure dans votre MP3 les informations complémentaires de votre épisode : le type, le titre, le lien de l’épisode, l’illustration et même les chapitres de l’épisode avec illustration pour chaque chapitre. Il est même possible d’exporter au format vidéo pour publier l’épisode sur YouTube par exemple.

J’utilise Affinity Designer pour réaliser la couverture. C’est l’application que j’utilise également sur mon Mac, j’ai pu reprendre mes modèles, les fichiers étant totalement compatibles avec la version iOS.

Une fois exporté sous iCloud il reste quelques étapes pour la mise en ligne. J’utilise la plateforme Libsyn pour l’hébergement de mes fichiers podcast. Le seul moyen disponible pour uploader un ficher est de passer par l’interface web ; avec les dernières versions de Safari sous iOS, il est maintenant possible d’utiliser les versions Desktop des sites web et disposer de toutes leurs fonctionnalités. Je peux donc télécharger mon fichier sans problème depuis l’iPad.

Il reste à publier l’article sur le blog. Si vous êtes novices en podcasting, sachez qu’il faut générer un flux RSS spécifique vers vos épisodes. Cela est tout à fait possible à partir d’un site WordPress grâce à l’extension PowerPress. L’extension permet de créer un article au format spécifique incluant toutes les informations nécessaires à l’alimentation du flux RSS : nom de l’épisode, numéro, notes, illustration et surtout lien vers le fichier (j’indique juste l’URL pointant vers mon ficher MP3 hébergé chez Libsyn). Mes articles de podcast étant formatés un peu différemment des autres articles du site (ils intègrent en particulier un mini lecteur permettant d’écouter l’épisode depuis l’article), je procède par duplication d’un ancien épisode que j’adapte. C’est possible avec l’interface web WordPress ou bien en utilisant l’app iOS qui est maintenant devenue très complète et performante.

Et voilà !

Au final l’opération s’est avérée bien plus simple que je l’imaginais. Une fois la connectique maîtrisée, l’enregistrement ne pose aucun problème. Le montage avec Ferrite est amusant à faire et le reste du processus de publication est aussi simple qu’avec le Mac. Au-delà de la démonstration que c’était possible, j’ai surtout découvert que c’était possible avec une configuration plus légère, mobile et fun. C’est désormais la configuration que je vais utiliser pour mes prochains épisodes.

Mes données rassemblées

Il y a quelques mois, j’avais détaillé comment mes données étaient éparpillées dans une multitude d’outils. Au fil des tests d’applications, tombé sous le charme de la nouveauté je me suis retrouvé avec une panoplie d’outils pour gérer les mêmes types de données. Il fallait faire quelque chose. Je m’étais alors fixé quelques objectifs pour régler le problème :

  • Je ne dois plus avoir à me poser de questions sur l’App à consulter lorsque je veux enregistrer ou chercher des informations.
  • Je veux réussir à diminuer le nombre d’outils.
  • Si possible, les outils doivent pouvoir être disponibles en tant qu’application web ou version Windows pour utilisation au travail en plus des versions macOS et iOS.
  • Je ne m’interdis pas d’abandonner des Apps que j’utilise aujourd’hui.
  • Je dois quand même essayer de résister à la tentation de la nouveauté, l’App du moment qui aura disparu dans un an.

Le défi était de taille il m’a fallu plusieurs mois pour trouver la configuration idéale. Je l’utilise maintenant depuis assez longtemps pour considérer qu’elle me convient pour durer dans le temps et donc vous la partager.

Gérer les notes

C’est la catégorie qui a toujours été la source de mes égarements. Parce que les notes sont de natures différentes (tout peut être considéré comme une note), chaque type de note peut avoir son outil dédié. C’est la situation dans laquelle je me suis retrouvé à force d’essayer des apps et de les adopter pour gérer chacun une catégorie de mes notes. Trouver un outil universel a été compliqué car aux outils que je possédais déjà, j’en ai ajouté d’autres que je voulais tester. Je savais que je voulais abandonner Evernote qui avait perdu à mes yeux l’agilité de ses débuts. Le format propriétaire était aussi un inconvénient, en particulier parce qu’il ne gère pas le format Markdown qui est un gage de portabilité vers d’autres outils. Je me suis donc retourné vers Bear que j’ai utilisé pendant de nombreuses semaines après y avoir transféré l’essentiel des notes que j’avais dans Evernote (les autres sont passées à la poubelle). Bear est certainement le gestionnaire de notes le plus joli, un design et une ergonomie qui invitent à l’écriture. Mais il n’est réellement adapté qu’à la gestion de textes, pas assez costaud pour gérer des pièces attachées (des pdf de factures par exemple), des signets web ou des tableaux.

Faire du sport à la maison

Je n’ai pas attendu d’être confiné pour essayer de faire de l’activité physique à la maison. La flemme de sortir les jours de mauvais temps et une fasciite plantaire récalcitrante qui m’empêche de courir depuis des mois m’ont obligé à trouver des alternatives. J’ai testé quelques formules, à commencer par la méthode des 7 minutes workout, la promesse d’avoir des entraînements courts et efficaces. On trouve de nombreuses applications, plutôt bien faites, mais le côté répétitif de la méthode a vite eu raison de ma motivation. Je me suis retourné vers des solutions plus classiques, Adidas Training by Runstastic (ex Results) en l’occurrence, mais avec le même résultat : les mêmes exercices qui reviennent trop souvent, une progression mal calibrée qui décourage assez vite.

La lumière est venue de @cgpgray, l’acolyte de Myke Hurley dans l’excellent podcast Cortex. Au fil des épisodes il ne cessait de vanter les mérites d’une app qui l’avait réconcilié avec l’exercice physique : Fitbod. J’utilise Fitbod depuis plusieurs semaines et je dois bien avouer qu’il avait raison.

Mais alors, pourquoi ça marche ?

Fitbod est une application, conçue à l’origine pour préparer et suivre ses entraînements de musculation en salle. Si vous êtes bodybuilder ou simple amateur de gonflette, c’est l’app qu’il vous faut. Mais Fitbod va bien au-delà de cette seule fonction car il offre des fonctions de personnalisation vraiment bien pensées au travers de profils d’entraînement (et vous pouvez même créer plusieurs profils d’entraînement). Vous pouvez évidement indiquer vos objectifs (renforcement musculaire, remise en forme, gain de masse musculaire, etc.), votre niveau d’entraînement (débutant, intermédiaire ou avancé), la fréquence et la durée des exercices, inclure les échauffements ou du cardio et plus encore.

Rien que du très classique, mais là où Fitbod se différencie c’est dans la capacité d’indiquer le matériel auquel vous avez accès. Et la liste est longue. Au-delà des équipements classiques que l’on trouve en salle de sport il y a toute une panoplie d’accessoires que l’on peut facilement avoir chez soi : haltères, élastiques, ballons, kettle balls, cordes à sauter, marche-pieds, etc. Evidemment plus vous en ajoutez, plus les exercices sont variés.

Pour les entraînements, la personnalisation est aussi poussée. Vous pouvez laisser Fitbod vous proposer des séances, créer vos propres séances avec les exercices de votre choix, exclure certains exercices que vous ne pouvez pas faire ou que vous n’aimez pas, choisir de ne faire que des exercices utilisant le poids du corps, gérer les temps de repos entre séries, etc.

Une fois l’entraînement lancé, tout n’est pas figé, vous pouvez à tout moment, et même en cours d’entraînement modifier les répétitions, le poids, ajouter des exercices ou les remplacer par des équivalents si ceux proposés ne vous conviennent pas. Le système d’enregistrement est simple : à chaque série, on indique qu’elle est réalisée et l’application passe automatiquement à la suivante, ou à l’exercice suivant, ou au chrono de récupération. Au final, vous enregistrez exactement ce que vous avez fait et même indiquez le niveau de difficulté que vous avez ressenti et l’app adaptera votre prochain entraînement en conséquence.

La variété est au rendez-vous, on découvre de nombreux nouveaux exercices (chaque exercice a son explication détaillée avec vidéo) et chaque séance cible des groupes musculaires différents basés sur le taux de récupération musculaire. La récupération musculaire est représenté sur la page d’accueil ou l’on peut voir le niveau de sollicitation récente sur chaque muscle. C’est là où j’ai découvert de nouveaux muscles que je ne pensais pas exister chez moi.

Une seule précision pour finir. L’app existe uniquement en Anglais pour le moment. Si c’est un souci pour vous, testez quand même. Avec un bon dictionnaire vous devriez assez vite saisir les noms des exercices et appareils, la navigation dans l’app étant assez intuitive.

C’est gratuit !

L’application est gratuite et vous permettra de faire vos trois premiers entraînements. Ensuite, il faudra prendre un abonnement pour bénéficier de toutes les fonctionnalités. A 61,99€ /an, le tarif me paraît raisonnable si on le compare à un abonnement à n’importe quelle activité physique.

La bonne nouvelle, c’est que Fitbod a décidé de donner accès gratuitement aux fonctionnalités d’entraînement « poids du corps » pendant la période de confinement. C’est une bonne occasion de découvrir l’app et de s’entraîner chez soi, sans matériel.

Des Apps pour votre iPad

Si, comme moi, votre iPad est en train de devenir votre ordinateur principal, cette vidéo de Christopher Lawley devrait être une grande source d’inspiration pour trouver les Apps qu’il vous faut. Il décrit également les nombreux Shortcuts qu’il a développés pour faire de son iPad un outil de travail plus productif (avec les liens pour les télécharger).

J’utilise une grande partie de ses Apps, certaines ne me sont pas utiles, mais j’en ai repéré une ou deux qui pourraient m’intéresser.

Mes données éparpillées

Si vous voyiez mon bureau au travail, vous diriez que je suis quelqu’un d’ordonné. Lorsque je le quitte le soir, il ne reste pratiquement rien dessus et même dans la journée, il n’y a jamais plus d’un ou deux dossiers ouverts. Je sais que cela donne l’impression de ne pas vraiment travailler, la norme est aux bureaux surchargés, signe d’une activité intense. En réalité, cet ordre apparent cache une organisation très perfectible : tout est rangé dans des dossiers dans les armoires et les tiroirs. Beaucoup de dossiers. Beaucoup trop certainement, car j’ai parfois du mal à savoir où sont les choses.

C’est exactement la même chose pour mes données personnelles, toutes les données numériques que je souhaite garder pour plus tard, soit parce que je les trouve intéressantes (liens web, adresses, livres), soit parce qu’il s’agit de contenu que j’ai moi-même créé (articles de blog, notes, listes de tâches). Tout semble organisé, j’ai de nombreux outils sur mes appareils pour gérer ces informations. Beaucoup d’outils. Beaucoup trop certainement, car j’ai parfois du mal à savoir où sont les choses.