Il y a quelques mois, j’avais détaillé comment mes données étaient éparpillées dans une multitude d’outils. Au fil des tests d’applications, tombé sous le charme de la nouveauté je me suis retrouvé avec une panoplie d’outils pour gérer les mêmes types de données. Il fallait faire quelque chose. Je m’étais alors fixé quelques objectifs pour régler le problème :

• Je ne dois plus avoir à me poser de questions sur l’App à consulter lorsque je veux enregistrer ou chercher des informations.
• Je veux réussir à diminuer le nombre d’outils.
• Si possible, les outils doivent pouvoir être disponibles en tant qu’application web ou version Windows pour utilisation au travail en plus des versions macOS et iOS.
• Je ne m’interdis pas d’abandonner des Apps que j’utilise aujourd’hui.
• Je dois quand même essayer de résister à la tentation de la nouveauté, l’App du moment qui aura disparu dans un an.

Le défi était de taille il m’a fallu plusieurs mois pour trouver la configuration idéale. Je l’utilise maintenant depuis assez longtemps pour considérer qu’elle me convient pour durer dans le temps et donc vous la partager.

Gérer les notes

C’est la catégorie qui a toujours été la source de mes égarements. Parce que les notes sont de natures différentes (tout peut être considéré comme une note), chaque type de note peut avoir son outil dédié. C’est la situation dans laquelle je me suis retrouvé à force d’essayer des apps et de les adopter pour gérer chacun une catégorie de mes notes. Trouver un outil universel a été compliqué car aux outils que je possédais déjà, j’en ai ajouté d’autres que je voulais tester. Je savais que je voulais abandonner Evernote qui avait perdu à mes yeux l’agilité de ses débuts. Le format propriétaire était aussi un inconvénient, en particulier parce qu’il ne gère pas le format Markdown qui est un gage de portabilité vers d’autres outils. Je me suis donc retourné vers Bear que j’ai utilisé pendant de nombreuses semaines après y avoir transféré l’essentiel des notes que j’avais dans Evernote (les autres sont passées à la poubelle). Bear est certainement le gestionnaire de notes le plus joli, un design et une ergonomie qui invitent à l’écriture. Mais il n’est réellement adapté qu’à la gestion de textes, pas assez costaud pour gérer des pièces attachées (des pdf de factures par exemple), des signets web ou des tableaux.

J’ai aussi exploré des gestionnaires de contenu qui ont eu leur petite heure de gloire il y a quelques mois : DevonThink et Keep It. Ces deux logiciels sont excellents, ils offrent des fonctionnalités de gestion de contenus divers très poussées. J’aurais peut-être une préférence pour Keep It qui offre une ergonomie plus moderne. Après quelques semaines d’utilisation, il a fallu se rendre à l’évidence : contrairement à Bear, ces deux apps ne sont pas faites pour gérer des textes ou des notes, leur point fort est la gestion de tout le reste (fichiers, images, liens web, pdf, tableaux).

Je commençais à désespérer à trouver l’outil idéal. Je me suis tourné vers un outil que j’avais dans mon radar depuis quelque temps, en particulier parce que je suis la chaîne YouTube de Francesco D’allessio, Keep Productive qui en est un grand fan et un véritable ambassadeur. A force d’en entendre parler, il fallait que je teste cet outil que je pensais plutôt destiné à un usage d’entreprise (et plutôt startup). Je veux parler de Notion. Les premiers pas avec l’outil ont été assez déconcertants. Il ne ressemble à rien de ce qui existe. L’outil met à disposition des blocs pour construire son propre système. On est très proche du principe du wiki. Le plus difficile par ou commencer car au premier lancement, on se retrouve devant une feuille blanche assez intimidante. Heureusement, on trouve beaucoup de tutoriels (en particulier sur la chaîne de Francesco) et d’exemples d’utilisation assez dingues, y compris sur le site de Notion. En quelques jours, j’avais monté mon système. Plus j’avançais avec l’outil et plus j’arrivais à y inclure de choses. C’est devenu une évidence : l’outil est maintenant mon tableau de bord, le réceptacle de la majorité des choses que je veux conserver. Tout est clair, organisé, joli et facile à retrouver. J’avais trouvé mon système.

Il suffit de regarder le comparatif des apps que j’utilisais avant (il y a un tableau détaillé dans mon premier article) et les outils actuels :

Notion est devenu le point central de mon système. Il ne remplace pas tout mais il en fait beaucoup¹. Le grand disparu de la liste est Notes.app d’Apple que j’utilisais un peu pour tout sans vraiment de cohérence. Il n’a pas été très difficile de répartir son contenu dans mes nouveaux outils.

Adepte de la méthode GTD, j’ai conservé un outil pour enregistrer tous les petits bouts de texte qui me passent par la tête. Pour cela Drafts est idéal. Il est en permanence en Slide Over sur mon iPad, prêt à recevoir des notes lorsque je consulte un site web ou que je regarde une vidéo. Pour mon journal et mes notes de voyage, rien de mieux que Day One. C’est fait pour cela et cela le fait très bien.

Ulysses reste mon éditeur de choix pour écrire tous mes textes : articles de blog, scripts de podcast, newsletters ou écrits plus personnels. Cet outil est fantastique, Notion ne peut le battre dans ce domaine et je n’ai même pas cherché à le remplacer tant il me convient et m’inspire pour écrire.

Et pour le reste

Pour les autres contenus, il s’agissait surtout de choisir entre plusieurs options que j’avais déjà et remettre un peu d’ordre. Au passage, de nouveaux outils ont fait leur apparition, nouveaux élus de mes nombreux tests.

Pour la gestion des liens web, c’est désormais clair. Finie la pagaille entre Instapaper, signets Safari, Evernote et parfois Notes. Le salut est venu une fois de plus de Federico Viticci et de ses recommandations toujours pertinentes. J’ai donc opté pour Raindrop.io pour gérer mon stock de liens. Cela mériterait un article entier (un jour, peut-être). Pinboard, que j’utilisais depuis quelques mois me convenait parfaitement au niveau des fonctionnalités mais c’est un outil vieillot (web des années 90), vraiment moche et pas vraiment intégré à l’écosystème Apple. Raindrop.io corrige tout cela et même plus.

Bien sûr, les outils qui me convenaient sont restés (j’arrive parfois à résister à l’attrait du changement). Feedly est mon agrégateur RSS depuis plusieurs années. C’est un service qui fonctionne parfaitement et accessible par différents outils selon la plateforme que j’utilise : sur Mac, Reeder parce que j’aime bien son fonctionnement sur MacOS, sur PC au travail j’utilise l’interface web de Feedly vraiment bien faite et sur iOS, j’ai conservé Lire, une app que j’utilise depuis plusieurs années et que je trouve bien plus agréable à utiliser que Reeder ou d’autres options que j’ai pu tester (l’app Feedly, Unread).

OmniFocus et Todoist sont toujours là, deux outils essentiels pour ma gestion de tâches et dont je suis plus que satisfait.

Goodreads a remplacé Babelio pour suivre et découvrir de nouveaux livres. Enfin, j’ai généralisé mon utilisation de Mapstr pour enregistrer toutes les adresses intéressantes. Je ne pourrais plus m’en passer. Je reparlerai certainement de ces deux-là car ils méritent le détour.

Finalement

Voilà pour ce tour d’horizon sur les outils de gestion de mes contenus. Ce grand ménage aura été salutaire. Il m’a permis de me concentrer sur quelques apps mais aussi de faire le tri dans les données que je conservais. Cette configuration plus minimaliste est aussi plus simple à utiliser, plus efficace. Aujourd’hui je ne me pose plus de question pour enregistrer ou retrouver une information : je cherche une adresse web ? Raindrop.io, une facture ? Notion, une adresse de coffee shop ? Mapstr, etc.

Cela a été un travail de longue haleine et plus chronophage que je ne pensais, mais mon côté geek a pu s’exprimer pleinement pour tester de nouvelles apps, ce qui n’était pas pour me déplaire.

1. Un alexandrin, par accident. ↩