Mes données éparpillées

Si vous voyiez mon bureau au travail, vous diriez que je suis quelqu’un d’ordonné. Lorsque je le quitte le soir, il ne reste pratiquement rien dessus et même dans la journée, il n’y a jamais plus d’un ou deux dossiers ouverts. Je sais que cela donne l’impression de ne pas vraiment travailler, la norme est aux bureaux surchargés, signe d’une activité intense. En réalité, cet ordre apparent cache une organisation très perfectible : tout est rangé dans des dossiers dans les armoires et les tiroirs. Beaucoup de dossiers. Beaucoup trop certainement, car j’ai parfois du mal à savoir où sont les choses.

C’est exactement la même chose pour mes données personnelles, toutes les données numériques que je souhaite garder pour plus tard, soit parce que je les trouve intéressantes (liens web, adresses, livres), soit parce qu’il s’agit de contenu que j’ai moi-même créé (articles de blog, notes, listes de tâches). Tout semble organisé, j’ai de nombreux outils sur mes appareils pour gérer ces informations. Beaucoup d’outils. Beaucoup trop certainement, car j’ai parfois du mal à savoir où sont les choses.

La cadence des sorties de nouvelles Apps me donne envie d’en essayer un grand nombre. Parmi ces essais, je finis par en adopter certaines et cela a deux conséquences sur la gestion de mes données :

• Ces Apps, bien que proposant une nouvelle approche, ont des fonctionnalités souvent en partie redondantes avec celles déjà couvertes par les outils que je possède déjà.
• Je continue d’utiliser les anciennes Apps en parallèle, parfois simplement parce que je n’ai pas pris le temps de migrer les données.

Il m’est difficile de résister à ces nouveautés qui à chaque fois proposent de résoudre un nouveau problème. Un problème dont je n’avais bien souvent pas conscience et qui en réalité ne me gênait pas tant que ça avant que la nouvelle App me le révèle. Ainsi, une App dont on se passait très bien devient vite indispensable. Enfin, c’est ce que l’on finit par croire.

Au fil du temps, les Apps se sont donc multipliées et les contenus se retrouvent complètement éparpillés. Pour certains types de contenus, j’ai le choix entre plusieurs Apps pour les enregistrer, et comme, selon l’humeur du jour, je me décide pour des réceptacles différents, je suis face à la même difficulté quand je dois retrouver les données. Ou sont-elles ? Dans quel outil ?

J’ai donc décidé de remettre à plat mon organisation pour le stockage de ces informations. Avant tout, un état des lieux s’imposait, l’inventaire de ces informations et les outils utilisés pour les stocker. Dans un deuxième temps, je devrai redéfinir l’outil unique à utiliser pour chaque information. C’est évidemment l’étape qui m’intéresse le plus, car je ne m’interdis pas de remettre en cause les outils que j’utilise actuellement et ainsi en découvrir de nouveaux. J’avoue que j’ai commencé cette étape avant d’avoir fini mon recensement !

Pour l’état des lieux, en voici le résultat.

Le problème se confirme, plusieurs points sont à noter.

• La moitié des informations sont enregistrées sur au moins deux outils différents.
• Le phénomène est particulièrement vrai pour les notes qui se répartissent dans Drafts, Evernote, Ulysses, DayOne.
• J’utilise trois outils pour gérer mes tâches (Omnifocus, Todoist et Rappels), mais dans ce cas, il y a une raison. Omnifocus reste mon outil principal pour la gestion de mes tâches personnelles. Pour mes tâches professionnelles, Omnifocus n’était pas possible, car non disponible sous Windows. J’ai opté pour Todoist qui est multiplateforme. Enfin, les Rappels d’Apple me permettent de partager facilement des listes en famille, par exemple les courses, sans demander d’installer une App spécifique pour le faire.
• La gestion des liens web est le point qui me pose le plus de soucis. J’utilisais principalement Instapaper pour les capter. Il a l’avantage d’être disponible sur macOS, iOS et Windows (pour l’utilisation au bureau). Depuis le 25 mai, Instapaper n’est plus disponible aux utilisateurs européens pour cause de RGPD, il va falloir le remplacer. D’autant plus qu’il n’est pas le seul réceptacle de liens que je souhaite mémoriser. On en retrouve un peu partout : Evernote, Notes et même Omnifocus.

Pour la nouvelle organisation de mes documents, je me suis fixé quelques règles :

• Une donnée ne doit aller que dans une seule App et cela doit être évident, je ne dois pas avoir à me poser de questions sur l’App à utiliser pour stocker ou rechercher une information.
• Je veux réussir à diminuer le nombre d’outils.
• Si possible, les outils doivent pouvoir être disponibles en tant qu’application web ou version Windows pour utilisation au travail en plus des versions macOS et iOS. Ce n’est pas une obligation, car j’ai toujours mon iPhone avec moi, mais cela facilite les choses pour les données que je suis amené à manipuler également au travail. Je pense en particulier aux liens web (capture et stockage), aux tâches (même si j’arrive aujourd’hui à m’en sortir avec deux outils différents ce qui me permet de séparer les deux environnements), aux flux RSS et dans une moindre mesure aux notes.
• Je ne m’interdis pas d’abandonner des Apps que j’utilise aujourd’hui, Evernote par exemple qui ne me convient plus complètement en raison de sa lourdeur et surtout de son éditeur de notes qui mériterait une refonte totale.
• Je dois quand même essayer de résister à la tentation de la nouveauté, l’App du moment qui aura disparu dans 1 an.

Voilà. Le chantier est en cours. J’ai commencé à explorer quelques Apps. Certaines sont même en test. Rendez-vous dans quelques semaines pour le verdict.